Der elektronische Kontoauszug

Der elektronische Kontoauszug gewinnt als Alternative zum Ausdruck in Papierform immer stärker an Bedeutung. Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei).

Elektronische Kontoauszüge werden (wie elektronische Rechnungen) anerkannt, wenn …

  • sie beim Eingang auf ihre Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) überprüft werden und
  • diese Prüfung dokumentiert und protokolliert wird.

In elektronischer Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in elektronischer Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (§ 147 AO).

Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung nicht festgelegt werden. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den steuerlichen Vorschriften insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.

Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und ggf. im Rahmen einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Hinweis: Im Hinblick auf die Komplexität und die hohe Änderungsgeschwindigkeit des Steuerrechts kann trotz sorgfältiger Ausarbeitung keine Gewähr für diese Informationen übernommen werden. Eine umfassende Würdigung kann nur durch eine frühzeitige steuerliche Beratung erfolgen, in der auch die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt werden können.

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